Automatisation déterministe
Un document récurrent, c'est toujours le même texte avec cinq informations qui changent. Le produire à la main, c'est payer quelqu'un pour faire un copier-coller précis vingt fois par semaine — et découvrir un jour qu'une attestation porte le nom du client précédent.
Comportement prévisible. Tout document destiné à l'extérieur passe par un écran de contrôle avant envoi.
Le problème
Le gain croît avec le volume et avec le nombre de modèles. Sur des documents à valeur légale, l'argument principal reste la suppression des erreurs de nom, de date ou de montant.
Signaux
Avant / après
Le gain croît avec le volume et avec le nombre de modèles. Sur des documents à valeur légale, l'argument principal reste la suppression des erreurs de nom, de date ou de montant.
Déroulé
On commence par celui qui est produit le plus souvent, pas par le plus complexe. Le premier résultat doit être visible en trois semaines.
Le modèle est figé, les variables identifiées, les mentions obligatoires vérifiées. Les règles conditionnelles sont écrites.
Le document est produit à la demande ou sur événement, puis présenté pour contrôle avant tout envoi extérieur.
Chaque document émis est archivé, nommé selon une convention lisible et rattaché au bon dossier client.
Livrables
Contrôle
Tout document destiné à l'extérieur passe par un écran de contrôle avant envoi.
Limites
Métiers
Le principe reste le même, les flux changent. Chaque page secteur décrit les tâches réelles du métier.
Devis par lots, situations de travaux, retenues de garantie, suivi de chantier.
Voir le secteur →Contrats, interventions préventives, parc d'équipements, garanties.
Voir le secteur →Sites, affectations, absences, remplacements, validation des heures.
Voir le secteur →Missions, temps passés, contrats, échéances, facturation récurrente.
Voir le secteur →Inscriptions, convocations, émargement, attestations, facturation.
Voir le secteur →Souvent associée
Rien n'oblige à les prendre ensemble. On en installe une, on mesure, puis on décide.
Le devis accepté devient chantier, commande ou mission, puis facture, sans que personne ne retape les mêmes lignes.
3 ressaisies successivesUne seule saisie
Les factures échues sont relancées à J+8 puis à J+15, avec le bon ton et le bon interlocuteur, sans que personne n'ait à y penser.
Relances oubliées, faites au coup par coupRelance à J+8 puis J+15, automatique
Les factures reçues par mail ou en PDF sont lues, les montants extraits et l'écriture préparée pour la comptabilité.
Ressaisie manuelle, facture par factureExtraction automatique, contrôle groupé
Le forfait annoncé (1 000 à 2 200 €) est une fourchette. Le prix exact est fixé après 45 minutes d'échange, une fois que nous avons vu votre cas réel — et nous vous disons franchement si l'automatisation ne se justifie pas chez vous.